Ik geef ook workshops over arbeidsvreugde binnen de Raphaelstichting. Bij Rozemarijn, die onder de Raphaelstichting valt, zijn ongeveer honderd medewerkers in dienst. Zo’n vijftien tot twintig mensen huren we daarnaast in via het uitzendbureau om pieken op te vangen of als invalkracht Vaak zijn dat oud-stagiaires; die zijn al goed ingewerkt.

We maken best veel gebruik van vrijwilligers. Het aanbod van vrijwilligers is groter geworden. In het verleden kon een bepaalde vrijwilligersvacature nog wel eens lang open staan - bijvoorbeeld voor het ondernemen van leuke activiteiten met de kinderen,  zoals fietsen. Tegenwoordig melden zich regelmatiger vrijwilligers aan die zich willen oriënteren op vrijwilligerswerk of die reageren op onze vacatures.

Toekomstgroep: samen nadenken over verandering

Rozemarijn heeft al zo’n jaar of twee een Toekomstgroep. Die wordt mede begeleid door een extern persoon. Van iedere afdeling van Rozemarijn is er een medewerker in vertegenwoordigd. In het begin was ik sceptisch hierover. Ik dacht: waar gaan we het dan over hebben? Het kost steeds een hele ochtend, is dat niet zonde van mijn tijd? Omdat er nog zoveel onduidelijk en onzeker was over wat de nieuwe wetgeving voor ons zou gaan betekenen was er wel wat onrust. Maar naarmate de maanden verstreken merkte ik dat naast die onrust en onzekerheid, ook vrij snel veel mooie ideeën naar voren kwamen. 

In de Toekomstgroep worden eerst gezamenlijk allerlei oefeningen gedaan, heel antroposofisch. In sommige oefeningen ben ik niet zo goed; ik sta wat zakelijker in dingen dan sommige anderen hier. Maar elke keer denk ik achteraf: het was toch wel weer nuttig. Je wordt meer aangesproken op je creativiteit. Het is de bedoeling dat degene die namens zijn team deelneemt aan de Toekomstgroep alles wat is besproken goed terugkoppelt naar het team, maar ook dat hij of ze de vragen die er spelen in het team meeneemt naar de toekomstgroep. Medewerkers vinden het een hele verantwoordelijkheid. Het voordeel is dat de beslissingen in overleg worden genomen, dat ze door een vrij grote groep worden gedragen. Het is heel democratisch.

Toen de bezuinigingen actueel werden zijn we daar in groepjes over gaan nadenken en met voorstellen gekomen. Iedereen presenteerde uiteindelijk een voorstel voor een bezuiniging - doorgerekend en al.

Toen de bezuinigingen actueel werden zijn we daar in groepjes over gaan nadenken en met voorstellen gekomen. Iedereen presenteerde uiteindelijk een voorstel voor een bezuiniging - doorgerekend en al. Daar zat ik dan opeens het bedrag aan vervoerskosten voor de kinderen bij Rozemarijn te berekenen en of en hoe we dat misschien anders konden organiseren.

We werkten samen met een groepje mensen van verschillende afdelingen en je bent dan met totaal iets anders bezig dan met je eigenlijke werk, maar dat vergroot wel de verbinding, ook met de problematiek die speelt. We hebben gekeken welke voorstellen echt zoden aan de dijken zetten.  Uit die voorstellen die overbleven heeft de directeur, uiteindelijk een aantal mogelijke oplossingen gehaald. Die zijn toen weer besproken in een groep waar ook mensen van de Cliëntenraad bij zaten.

Medewerkers kwamen met voorstellen voor bezuinigingen die een grote impact hadden voor hun eigen functie. Die mensen zien dan toch het grotere belang. Ik vond het een geweldig goede ontwikkeling om te zien hoeveel kennis en welwillendheid er was. Het klinkt een beetje als een utopie… Ik heb er ook veel van geleerd: als we willen dat medewerkers die verbinding met elkaar en met de instelling krijgen, dan moeten we dus nog veel meer met elkaar delen. 

Uiteindelijk kwam eruit dat we de roosters anders zouden gaan indelen, en dat we met min- en plusuren zouden gaan werken. Dat was voor sommige medewerkers wel slikken, maar de beslissing werd breed bedragen. Veel medewerkers zeiden tegen me: ik vind het niet leuk, maar ik snap het en ik ga het doen. Sommige diensten werden verkort en andere werden langer. Het is natuurlijk best wel raar als je normaal vierentwintig uur per week werkt, in drie dagen van acht uur, en dan heb je plots een dag van zes uur. Dan sta je dus twee uur in de min.

Uiteindelijk kwam eruit dat we de roosters anders zouden gaan indelen, en dat we met min- en plusuren zouden gaan werken. Dat was voor sommige medewerkers wel slikken, maar de beslissing werd breed bedragen.

Sommige diensten konden aan het begin van de dag en aan het eind van de dag namelijk best door een persoon gedraaid worden in plaats van met zijn tweeën. Die twee uur worden dan geschreven op een moment dat er een vergadering is bijvoorbeeld. Voorheen waren dat extra uren, maar we draaien nu in principe geen extra uren meer.

In de Toekomstgroep bespreken we bijvoorbeeld ook of en op welke manier we zuiniger kunnen zijn, of dat we juist moeten proberen meer inkomsten te genereren. Een van de dingen die uit de discussie kwam is dat we van ‘zorgen voor de cliënt’ moeten naar ‘ zorgen dat de cliënt in staat gesteld wordt om zelf ook dingen te doen’. Medewerkers op de groepen worden vervolgens uitgenodigd daarover verder na te denken. Er komen zoveel mooie ideeën. Ik ben blij verrast te zien hoe open mensen staan voor de toekomst, terwijl die heel onzeker is.

Ook de ontwikkeling naar ‘ zelf ondernemende teams’  bespreken we. Dat is nog best lastig vorm te geven. Neem de functioneringsgesprekken, die moet je in principe elk jaar houden. Maar op het moment dat je een zelfondernemend team bent zou die must kunnen vervallen, omdat men binnen een zelfondernemend team met elkaar de problemen bespreekt, feedback geeft, en bepaalt wie er bijvoorbeeld een opleiding gaat doen. Maar zover is het (nog) niet. 

Of neem de boekhouding. We hebben een centrale boekhouding en salarisadministratie vanuit de Raphaelstichting. Zo’n kantoor is natuurlijk meer beheersmatig bezig, wat ik ook snap, hoor. Maar als je zelfondernemend wil worden, moet je ook zelf die financiën gaan oppakken. Dat touwtje zit nog vast, in hoeverre kan en moet het los?

En waarom doen we het invoeren van de aanwezigheidsregistraties in het systeem niet op de groepen zelf? Medewerkers op de groepen moeten daarvoor nu een formuliertje invullen, maar waarom voeren ze die gegevens niet meteen zelf in de computer in? Ook dit soort praktische zaken zullen we moeten aanpakken. Er wordt onderzocht hoeveel tijd het kost voor een groepsmedewerker, en hoeveel tijd hiervoor beschikbaar komt. Dat betekent ook iets voor mijn eigen functie. Als medewerkers op de groepen bijvoorbeeld zelf vacatures gaan uitzetten, dan hoef ik dat niet te doen. Dat kan van mijn formatieplaats af.

Ik heb wel een periode gehad dat ik me rot voelde, zo van: joh, heb ik straks nog wel een baan?

Als we echt overgaan naar zelfondernemende groepen, kan dat voor mijn functie dus best bedreigend zijn. Zo kwam het in eerste instantie ook binnen bij mij, hoor. Maar door die Toekomstgroep ga je opener denken. Ik heb wel een periode gehad dat ik me rot voelde, zo van: joh, heb ik straks nog wel een baan? Dat is wel een beetje weggegaan, ook omdat we als medewerkersfunctionarissen uit de Raphaëlstichting een team zijn.  Ook daar praten we met elkaar over  hoe we de toekomst in willen gaan en wat wij te brengen hebben. Daarnaast vind ik de ontwikkeling vanuit mijn vakgebied super interessant en uitdagend. Het blijft voor mij ook nog onzeker hoe het eruit gaat zien, maar ik ben niet meer zo bang dat ik mijn baan verlies. Als wij efficiënter gaan werken, dan houd je uren over. En het is op dit moment een leuke uitdaging om te onderzoeken of wij dit bijvoorbeeld met natuurlijk verloop kunnen oplossen. Misschien moet ik straks meer reizen, naar andere locaties van de Raphaëlstichting in Schoorl of Midden Beemster bijvoorbeeld, of ben ik misschien wel mobiel inzetbaar voor alle locaties. In het begin vond ik dat idee niet zo prettig, maar nu reis ik automatisch al wat meer vanuit mijn coachingsfunctie als ik op andere locaties workshops geef. Ik vind het eigenlijk ook wel heel leuk.

Ondernemingsraad

Inmiddels is ook eindelijk de OR geïnstalleerd, die kregen we eerder maar niet van de grond. Pas toen we die roosterwijziging doorvoerden, toen kregen we wel aanmeldingen. Want natuurlijk waren er ook mensen boos. Sommige medewerkers hadden zich er toch niet bij betrokken gevoeld en hadden geen informatie of post over bepaalde zaken gezien. Dat was dan soms via het groepspostbakje gegaan, en daar hadden ze dan niet zo vaak in gekeken. Dat begrijp ik ook wel hoor, als het druk is op de groep, denk je daar niet aan. Natuurlijk proberen wij deze communicatie te verbeteren. Ook maken wij medewerkers er attent op dat dit van twee kanten kan komen.  Als je denkt, volgens mij speelt er iets maar ik hoor of zie hier niets over, dan kun je er ook naar vragen. Je hoeft niet passief af te wachten, je kunt ook actief vragen om informatie.

Het is goed dat de OR er nu is. Ik had al twee keer eerder pogingen gedaan de OR van de grond te tillen. Dat werd niets omdat er niet voldoende belangstelling was om OR-lid te worden. Dus ik was heel blij dat die toekomstgroep er kwam, want dan heb je toch een personeelsvertegenwoordiging. Eigenlijk werkt de Toekomstgroep nog beter dan een OR. Je kunt wel beleidstukken gaan controleren, maar is dat echt waar het belang ligt? Ga in die Toekomstgroep zitten zou ik tegen de OR-leden zeggen: daar zit je achterban, je kunt aan de voorkant meepraten. Dat gevoel, vertrouwen, is er toch nog niet bij iedereen heb ik het idee. Ik hoop echt dat de OR-leden ook meer gaan participeren in de Toekomstgroep en daar meer van zich laten horen.

Social return on investment

Waar ik op dit moment erg mee worstel zijn de eisen die de gemeente aan ons stelt in het kader van social return on investment. De gemeente eist dat 5% van de aanbestedingssom die zij aan zorginstellingen geven, wordt besteed aan mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt. Dat kun je oplossen door eventueel iemand uit sociale werkplaatsen in dienst te nemen. Of bijvoorbeeld iemand met een Wajong-uitkering. Maar het kan ook zijn dat je investeert in scholing voor die mensen. Er zijn nog wel wat mogelijkheden, maar voor 5% iets teruggeven op dit vlak aan de gemeente is wel heel erg veel.

Er zijn cliënten die in onze werkplaatsen werken en daar iets betaald krijgen, maar waarschijnlijk mag dat er weer niet onder vallen. Het is wel even een klus om dit uit te zoeken. Zeker als we ook een vacaturestop hebben en het personeelsbestand moet inkrimpen, kun je niet zomaar iemand anders erbij aannemen. We proberen uit alle macht mensen niet te ontslaan terwijl er veel bezuinigd moet worden, maar van de gemeente  moeten we dus eigenlijk mensen van buiten gaan binnenhalen. Dat botst.